공문서 작성 예시 방법 및 순서와 원칙, 무료 양식 모음 한방 정리

공문서 무료 서식 모음

 

사회생활을 하면서 회사에서 정식으로, 어떤 사항이 발생되었을 때, 그리고 그 사항을 대외로 알려야 할 때 가장 많이 사용하는 서류가 바로 공문입니다. 하지만, 아직 신생회사이거나 작성한 적이 없는 공문일 경우 어떻게 해야 하는지 모르는 경우가 많아, 이번 포스팅에서 공문 작성하는 방법은 물론 공문서에 대한 모든 것과 함께 파일 하나만 있으면 전부 정리되는 양식까지 함께 전달드리겠습니다.

 

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공문 뜻 및 구성과 원칙, 작성 순서 및 요령과 주의사항 알아보기

 

이번 포스팅에서 양식만 받아서 사용하시는 것도 좋지만, 공문이라는 것이 무엇인지 두고두고 보신다면 양식에 없거나 새로운 공문을 만드시는데도 아무런 문제가 없으니 꼭 자세히 읽어보시기 바랍니다.

 

공문 공문서란?

 

공문은 회사, 단체, 공공기관 등에서 대내외적으로 업무상 작성해 공식적으로 수발신하는 문서를 의미하며, 가장 많이 사용되는 것은 업무협조에 대한 내용이 주를 이루고 있습니다. 그리고, 이런 공문서는 작성기관을 대표하는 공식문서 이기 때문에 체계적으로 관리하는 습관이 필요하며, 일반적으로 아래 목적에 대한 서류를 작성 시에는 공문의 형태를 취해야 합니다.

업무지시 및 협조 / 고시, 공고, 회람 등 업무연락 / 보고, 건의 등 업무진행, 법령 또는 각종 규정 등 근거가 필요할 때

 

공문의 기본 구성 요소 및 작성원칙

공문서 기본 서식

 

공문 기본구성

공문은 기본적으로 기안, 시행 두 가지로 나뉘며 두 가지 모두 서론, 본론, 결론으로 나뉘며 각각 아래와 같은 내용이 명시되어야 합니다.

 

• 서론 : 발신기관명, 발신기관 정보(주소, 번호 등) / 분류기호 및 문서번호 / 시행일과 보존기간 / 수신인정보
• 본론 : 제목, 내용, 붙임(필요한 경우, 첨부서류 공문서 뒷장에 붙이는 방식)
• 결론 : 발신명의(상호) / 수신처란(수신자 확인용)

 

공문 작성원칙

법적으로 정해진 형태는 없어 자유형식이지만 기본적으로 작성은 정확하고 간결하며, 상대방이 쉽게 이해할 수 있도록 하여 오해가 없도록 하며 대표적으로 아래 5가지를 원칙으로 합니다.

 

1. 정확성 : 육하원칙에 근거해 내용을 작성하고, 문장에 오탈자를 검토합니다.
2. 용이성 : 보편적으로 이해하기 쉽도록 작성하기 위해, 전문용어 또는 어려운 한자는 지양합니다.
3. 논리성 : 작성한 내용의 주제에 일관성이 있어야 합니다.
4. 간결성 : 문장을 서술하고 나열하기보다는 꼭 필요한 항목을 구분하여 작성합니다.
5. 경제성 : 용지와 서식을 통일하고, 자주 쓰이는 문장을 미리 정리해 두면 다른 곳에도 쉽게 적용할 수 있습니다.

 

 

공문서 작성 시, 주의사항

회사이전 공문 서식

 

가장 많은 분들이 문서번호에 대해서 고민을 하시는데, 대부분 사내에서 대분류로는 연도를 앞에 기재하고, 뒤에는 회사 내 분류하는 공문의 성격에 따라서 번호를 부여하기 때문에 자유롭게 작성하면 되지만, 발송된 공문서는 관리대장을 꼭 만들어 번호가 겹치는 일은 없도록 해야 하는 것을 기본으로 합니다.

 

그 외 주의 사항으로는 아래와 같습니다.

 

첫 번째, 작성한 기관의 의사표시가 반드시 명기되어 있어야 합니다.

공문은 작성한 목적이 명확해야 합니다. 따라서 문서는 그 내용에 따라 처리기간 또는 방법이 상이할 수 있지만, 효율적으로 업무 수행을 하기 위해서는 즉각 공문 수발신처리를 하는 것이 가장 좋습니다.

 

두 번째, 부당하거나 시행 불가능한 사항은 작성하면 안 됩니다.

당연한 말이지만, 업무의 강화나 협조를 강하게 어필하기 위해서 부당하거나 실행이 불가능한 것은 추후에 법적으로 오해나 문제의 소지가 될 수 있기 때문에 절대로 사용하면 안 됩니다.

 

세 번째, 법인 인감 날인 및 관리를 확실히 해야 합니다.

공문은 대부분 회사의 경우 법인인감을 날인해 발송하는 과정이 공문발송대장으로 철저하게 관리되어야 합니다. 만약 법인 인감이 부당하게 사용되었을 때는 해당 기업이 공문에 대한 책임감을 부담하기 때문에, 관리자를 별도로 지정하는 것이 가장 좋습니다.

 

공문 공문서 상황별 양식

 

공문은 대부분, 작성 후 발송까지 아래와 같은 과정이 회사 내에서는 기본입니다.

공문작성 > 부서장 결재 > 임원결재 > 인감날인 > 공문대장 기록 후 발송 진행

 

공문 양식

 

 

공문서 서식 종류

 

아래 첨부드리는 공문서 모음은 굉장히 다양한 상황에 맞게 바로 사용하실 수 있도록, 예시까지 함께 들어가 있습니다. 종류를 먼저 말씀드리고 첨부드리오니, 편하게 사용하시고 꼭 발송 후에는 보관을 철저히 하시는 것을 다시 한번 당부드립니다.

 

1. 공문서 양식 / 2. FAX 공문서 / 3. 신입사원 인재 추천 공문서 / 4. 임대차 공문 / 5. 회사주소 변경신고 공문
6. 회사주소 변경 공문 / 7. 관리비 공문 / 8. 단가인하 요청 공문 / 9. 단가 인상 요청 공문서
10. 자재 발주 공문 / 11. 결제일 변경 공문 / 12. 사내 회람 / 13. 인사발령 공문
14. 업무협조 전 공문 / 15. 공문서 발송, 접수, 관리대장

 

공문서 서식 모음 무료 다운로드

공문서_서식모음.docx

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이번 포스팅에서는 공문과 관련해서, 작성방법 및 주의사항 등을 자세하게 알려드렸습니다. 공문은 공식적인 문서이기 때문에 작성도 주의해야 하지만, 가장 중요한 것은 여러 번 말씀드려도 이상하지 않은, 사후관리입니다. 따라서 철저한 보관을 통해서 회사 내 서류 관리를 잘하셨으면 좋겠습니다.