회사에서 직장생활을 하시는 분들이 가장 많이 다른 부서 또는 직원분들과 하시는 말과 서류 중 하나는 바로 기안을 올리는 기안서입니다. 하지만, 기안이라는 것이 정확하게 어떤 건지 모르시는 분들이 많은데, 이번 포스팅에서는 기안서란 무엇이고, 어떻게 작성하는지 예시와 함께 바로 출력해서 사용하실 수 있는 양식까지 한 번에 정리해서 말씀드리도록 하겠습니다.
기안서 뜻 예시 작성 방법 및 주의사항
서류에 대해서 감을 가지고 하는 업무도 좋지만, 각각의 서류가 의미하는 것은 무엇인지, 기안은 무엇이고 기안서를 왜 쓰는지를 이해하면 훨씬 더 회사 업무에 도움이 되실 것이라 확신하며 하나하나 설명드리겠습니다.
기안서란?
기안서는 어떤 사항이나 상황에 대한 문제 해결을 위한 방안을 작성해, 결정권자에게 의사결정을 요청하는 문서를 의미하는 것으로, 기안을 올린다라는 것은 곧 의사를 결정하기 위한 문서를 작성해 결재를 올리는 것이라고 생각하시면 가장 쉬우며, 따라서 아래와 같은 작성 목적을 바탕으로 합니다.
기안서 작성목적
- 본인의 업무를 진행하거나 진행 전 제안을 먼저 하기 위한 정식 발안
- 접수 문서를 처리하기 위한 경우
- 상급자의 지시 사항을 처리하기 위한 경우
- 법령 또는 각종 규정 등의 근거에 의해 필요한 경우
기안서의 종류
- 대내문서 : 회사 또는 단체에서 내부 계획 수립 또는 처리 방침을 보고 검토하기 위해 결재를 받는 문서로 내부 상호 협조를 하거나 통지를 하기 위해 작성하는 문서입니다.
- 대외문서 : 내부에서 결정된 사항으로 회사 또는 단체 간 발송하고 수발하는 문서로, 일반적으로 공문서, 보고서, 제안서 등이 전부 기안서의 형태 중 하나라고 생각하면 됩니다.
- 전자문서 : 온라인으로 전자적인 형태로 작성하거나, 송수신 또는 전결 처리가 가능한 문서입니다.
기안서 작성과정
결국 기안서는 정식적으로 업무에 대한 제안이나 진행을 하기 위한 서류이기 떄문에, 상대방을 설득할 수 있는 사실적이고 적확한 내용과 이해하기 쉬운 문체로 작성하는 것을 기본 원칙으로 하며, 이런 작성을 위해서는 작성 전, 작성 시, 작성 후 이렇게 총 3단계로 나누어 뼈대를 만드는 것이 좋습니다.
작성 전
: 작성 목적 파악 / 관련정보 수집 및 결정 / 기안 목적에 따른 검토 / 초안 작성 및 검토
작성 시
: 논점의 정리 및 구체화 / 주요 내용 세부 구성 / 이해하기 쉽도록 간결화
작성 후
: 쉽게 이해되는 내용인지 확인 / 작성목적에 부합한지 확인 / 오탈자 및 잘못된 부분이 없는지 검수 후 보고
기안서 작성 시 주의 사항
위 내용을 통해서 기안서란 무엇이고 작성 방법을 이해했다면, 마지막 작성 시, 4가지 주의사항을 염두에 두고 작성한 내용을 최종 검토하는 과정을 거치는 것이 좋습니다.
첫 번째, 정확하게 작성합니다.
- 육하원칙에 의거해 작성 / 애매하거나, 승인을 위해 거짓 또는 과장된 표현은 하지 않습니다.
두 번째, 이해하기 쉽게 작성합니다.
- 가급적 문장은 짧게 끊어 명료하게 작성 / 두괄식을 기본원칙으로 해서 결론을 먼저 제시한 뒤 이유나 설명 기재
세 번째, 읽기 쉬워야 합니다.
- 한자나 어려운 전문용어는 가급적 피하거나 괄호를 두어 해설을 작성 / 처리하기 쉽도록 핵심내용만 요약
네 번째, 경제성을 가져야 합니다.
- 반복업무는 표준 기안서를 만들어두고, 서식을 통일화하는 과정을 통해서 기안 작성에 소비되는 시간을 줄입니다.
기안서 품의서 차이는?
많은 분들이, 기안서와 품의서에 대해 어떤 차이가 있는지에 대해서 헷갈려하시는 분들이 많습니다. 완전히 다르다고는 할 수 없지만, 다소 차이가 있기 때문에 아래 차이에 대해서는 한 번 숙지해 두시면 좋습니다.
기안서 기본 양식
아래 첨부드리는 기안서는 가장 기본적인 양식으로 공통적으로 많은 부서에서 활용할 수 있으며, 해당 문서를 받아서 편하신 대로 맞춰서 수정하시고 본인만의 별도 기안서 양식을 몇 가지 자주 쓰는 것들로 파일화 해두면 업무 시간을 훨씬 효율적으로 사용하실 수 있습니다.
기안서 기본 양식 무료 다운로드
이번 포스팅에서는 기안과 관련해서 최대한 많은 부분을 알려드리며 마지막으로 엑셀, 한글, 워드 파일로 구분해서 사용하시는 프로그램에 맞게 다운로드하여서 편하게 사용하실 수 있도록 기안서 양식을 전달드렸습니다. 서류를 작성하는 것도 중요하지만, 늘 작성한 서류를 일자와 성격에 맞게 구분해 두는 버릇을 익히면, 어느새 여러분의 업무 능력도 향상되어 있을 것이라고 확신하니, 정리하는 습관을 조금씩 들이시기는 것을 추천드립니다.
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