확인서는 어떤 상황에 대해서 사실에 입각해서 작성되는 것으로, 이를 통해서 확인을 하는 대상에게 책임감과 경각심을 동시에 가질 수 있게 합니다. 이번 포스팅에서는 회사에서 많이 사용되는 확인서 양식 중에서 대금 및 거래, 납품, 검수 등 상황에 가장 많이 사용되는 확인서를 위주로 하나씩 자세하게 작성 방법 및 서식을 전달드리도록 하겠습니다.
만약 재직, 퇴사, 인수인계 등 근무와 관련된 상황에서의 확인서 양식이 필요하신 분은 아래 이전 포스팅을 통해서 편하게 받아서 자유롭게 사용하시면 됩니다.
납품 대금 물품 대여 안전작업 설비 및 검수 확인서 양식 및 작성방법
가장 먼저 여러분들의 시간을 아껴드리기 위해서 이번 포스팅에서 전달해 드릴 확인서 양식에 대해서 아래 먼저 전부 말씀드리고 하나씩 전달드리겠습니다.
[ 확인서 양식 총 9종 ]
- 거래사실 확인서
- 납품확인서
- 대금지불확인서
- 물품대여확인서
- 불량품검수확인서
- 설비점검확인표
- 설치 및 검수 확인서
- 안전작업준수확인서
- 장비인수확인서
1. 거래사실 확인서
해당 내역은 거래처와 발주처 간에 사용되는 서류로, 단발성으로 사용되기 보다는 일정한 기간을 두고서 , 한 번에 월 결제를 진행하는 경우나, 반기나 분기별로 거래에 대한 부분에 대해서 양사가 모두 확인해서 문제가 없음을 서로 증명하는 서류의 성격을 가지고 있습니다.
거래사실 확인서 양식 무료 다운로드
2. 납품확인서
위 거래사실은 납품에 대한 대금에 중점을 둔 확인서였다면, 해당 확인서는 주로 부품 등을 소싱하는 업체에서 제조업체와의 거래 관계에 있어 주문받은 물품에 대한 공급을 요청대로 정확하게 전달했다는 내용의 증빙으로 사용됩니다.
부품의 경우에는 사이즈는 작지만, 매우 민감하며 수량 또한 적게는 수 백에서 많게는 수 만 개 이상으로 거래가 되는 것이 대부분이기 때문에 해당 확인서를 통해 정확한 납품에 대한 증명을 남겨야 합니다.
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3. 대금지불확인서
해당양식은 거래처 간 서로 공급받은 물품에 대한 금액을 정확하게 언제 어떤 방식으로 지불을 했는지에 대한 부분을 작성하는 양식으로, 세금계산서가 함께 부수적인 수단으로 적용되기도 하고, 금액이 큰 경우에는 선금과 잔금으로 나뉘어 결재를 하기도 하는데, 이때에는 남은 잔금에 대한 부분을 요구하고 전달할 때 대금지불 확인서를 통해서 그 금액을 다시 한번 양사에서 증명할 때 사용합니다.
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4. 물품대여확인서
해당 양식은 물품을 대여해주는 곳은 물론, 도서관 등 공공기관에서도 매우 자주 활용하는 서류로, 이런 서류를 작성하기 위해서는 대여를 하는 물품 자체에 사전에 대여번호를 부여해서 관리하는 것이 좋으며, 해당 물품에 대한 대여 간 발생하는 이슈에 대한 책임 소재를 물을 때도 증빙할 수 있는 자료가 됩니다.
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5. 불량품검수확인서
해당 서류는 부품 및 완제품을 공급받는 회사에서 주로 사용하며, 이에 대한 작성은 품질 부서 또는 물품을 관리하는 물류부서에서 기본적으로 관리합니다. 최초 부품 또는 상품에 대한 안정성을 확인하기 위해서 전수검사를 시행하나, 이를 위해서는 엄청난 시간과 인력이 들기 때문에, 검수 확인서를 철저하게 진행함으로 인해서 불량에 대한 부분을 보상받고, 더 나아가 불량률을 줄여 기타 비용이 소모되는 것을 방지할 수 있습니다.
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6. 설비점검확인표
설비에 대한 점검은 설비 관리자를 통해서 기간을 나눠서 진행해야 합니다. 이를 통해서 얻을 수 있는 기대효과는 설비자의 관리 감독에 대한 정당성을 부여하고 이를 통해서, 발생되는 설비의 비용을 매우 효율적으로 관리할 수 있습니다.
설비 관리를 통해서 발생될 수 있는 문제를 사전에 파악하고, 이를 해결하는 과정은 그렇지 않은 경우보다 훨씬 금액적으로 절약이 가능하며, 설비를 통해 수명을 늘려 반드시 해당 확인표 작성은 필수입니다.
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7. 설치 및 검수확인서
해당 제품은 어떠한 상품이나 장비를 최초 설치할 때 설치자가 작성하는 양식으로, 제품에 대한 업체 및 상품 정보와 장소를 기재하며, 장비의 기능은 어떤 것이고 해당 기능이 설치 후 잘 작동이 되었는지 여부를 작성합니다.
그리고, 검수확인서를 작성시에는 실제 장비를 사용하는 쪽의 사용자 1명에게 이에 대한 확인을 함께 받음으로써 확인서의 효력을 더욱 증대시키고 추후 발생될 수 있는 문제에 대한 대처가 가능하며 제품의 신뢰성을 올릴 수 있기 때문에 꼭 작성하는 것이 좋습니다.
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8. 안전작업준수확인서
현장에 대한 관리감독은 회사에 있어 매우 중요합니다. 언제 어디서 안전사고가 발생할지 모르기 때문에, 이를 통한 회사의 피해는 물론, 발생될 직원분들의 상해에 대한 대비를 철저히 해야 합니다.
그 대비 중 하나로 안전작업 준수확인서를 근로자에게 작성하게 함으로써, 근로자는 준수사항에 대해서 다시 한 번 이를 고지받고 본인이 원칙에 맞게 근무를 하겠다는 작성을 하는 것이 좋으며, 사고 발생 시 해당 서류의 존재 유무가 회사에 미치는 영향이 크기 때문에 사전에 꼭 받아두어야 합니다.
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9. 장비인수확인서
해당 서류는 업체에서 새롭게 장비를 들이거나, 장비에 대한 관리자 권한을 위임하며 모든 절차에 대한 사항에 대한 인수인계가 어떻게 이루어졌는지를 증빙하는 서류로 사용됩니다.
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이번 포스팅에서는 지난번 포스팅에 이어서 매우 자주 사용되는 확인서 양식들 중에서 대금, 안전, 검수 등에서 사용하는 서식들을 토대로 자세하게 살펴보았습니다. 확인서는 무언가에 대한 책임과 권한을 명시하는 것이기 때문에 꼭 사전에 내용을 철저하게 확인하시고, 해당 서류를 관리하시는 분들이라면 모든 내용에 대해 확인서를 받아서 그 사실관계를 명확하게 하시는 데 사용하셨으면 합니다.
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