회사가 운영되기 위해서는 매출이 기본이 되어야 하고, 이 매출은 상품과 신뢰도에 따라서 탄탄함이 유지되는 정도가 다릅니다. 이런 회사들의 주된 점은 작지만 조직을 형성하고, 서면 활동 등에 있어 적확한 서식을 가지고 있어 효율성을 극대화한다는 것입니다. 이런 회사 전반에 있어 매우 중요한 서식관리에 대한 모든 것을 이번 포스팅에서 자세히 알려드리겠습니다.
회사 서식관리 필요한 이유 및 규정, 서식 신청서, 등록대장, 규격 작성 방법
어떻게 보면 서식은 별 것 아닌 것 같지만, 회사의 공통서식의 유무는 향후 엄청난 차이가 발생됩니다. 그렇다면 왜 그런지부터 먼저 알아보겠습니다.
회사 서식관리 필요한 이유
첫 번째, 시간의 효율성이 상대적으로 높아집니다.
회사는 1인 체재로 운영이되어도, 각 역할에 따라 작성되는 서류가 상이하고 해당 서류를 작성하는 데 있어 생각 이상으로 많은 시간이 소요됩니다. 하지만 회사에서 서식을 규정하고, 해당 서식에 맞는 양식들을 모든 부분에 있어서 지정되어 있다면, 그 양식에서 상황에 따라 내용만 달리하면 되기 때문에 이런 서식이 정립되어 있으면 있을수록 회사에서 가용한 시간은 상상 이상으로 증가하게 됩니다.
두 번째, 내적으로 회사에 대한 자부심을 주게 됩니다.
회사라는 전체 조직 안에 각각 개성이 다른 임직원 분들을 하나로 만들어주는 것은 사실 생각보다 매우 사소한 것에서 시작됩니다. 사원증을 다 같이 매고, 다 같이 출근하고 퇴근하는 것만으로도 소속감을 느끼게 되므로, 실무에 있어 필요한 서면 작업을 하는 경우에도 공통서식으로 전 임직원이 사용하는 일로도 충분히 회사에 대한 자부심과 애사심을 갖게 할 수 있습니다.
세 번째, 대외적으로 신뢰감을 주게 됩니다.
이메일과 함께 회사와 회사 간 거래를 함에 있어 가장 많이 주고 받는 것이 바로 서류입니다. 발주서, 선적서류, 송금서류, 확인서, 계약서 등 모든 서류를 오고 감에 있어서 상대 회사의 빠른 답변과 함께 하나로 통일된 서식을 전달받으면 회사 내 조직이 얼마나 탄탄하게 구성되어 있는지를 확인하는 매우 큰 지표로 적용되기 때문에 이런 부분에 있어 신뢰감을 높이는데 큰 효과를 발휘합니다.
회사 서식관리 규정
서식의 중요성을 이해하셨다면 이런 서식에 대해서 기본적으로 관리하는 규정을 내규로 설정해두는 것이 좋습니다. 이를 통해서 서식의 통일성을 지속적으로 유지하고, 서식을 발전시키는 방식을 통해서 회사 내 업무 효율성의 증대는 물론 외적인 신뢰도를 높이는데 기여합니다.
서식관리 규정에 대해서는 기본적으로 정해진 양식은 없지만, 아래 전달해드리는 샘플 양식을 회사의 성격과 방향성에 맞게 변경해서 사용하시는 것을 추천드립니다.
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서식신청서
회사에서 주로 사용하는 서식에 대한 명칭과 서식의 종류 및 사용량에 따라서, 해당 서류를 빈번하게 사용하는 사용자가 직접 해당 서식에 대한 제정, 개정, 폐기 등을 신청할 수 있으며, 그 사유와 함께 더 나은 발전방향에 대해서 승인을 득하게 되면 즉시 변경 적용되어 전사적으로 전달됩니다.
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서식 등록대장
회사에서 기본적으로 정해놓은 서식들은 물론 위와 같은 서식신청서를 통해서 새로운 서식으로 변경이 될 경우에는 반드시 등록대장에 이를 기재하고 관리함으로써, 서식의 변천과정과 함께 동일한 서식이 겹치지 않도록 사내 문서의 감독이 강화되는 효과를 가질 수 있습니다.
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서식 규격 및 지질 규정표
마지막으로, 이런 서식을 구성하고 변경하고 폐기할 때 가장 기본이 되는 서식의 규격과 지질에 대한 규정 또한 회사 내규에서 별도의 표로 관리하는 것이 좋습니다.
또한 위와 같은 기본 규정과 함께 서식의 분류번호를 매겨 관리함으로써, 해당 문서의 번호를 보는 것만으로도 어떤 서류인지를 쉽게 전사적으로 파악할 수 있는 기대효과를 얻게 됩니다.
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이번 포스팅에서 회사에서 내적으로는 물론 외적으로도 자주 사용하는 서류를 작성하는 근간이 되는 서식의 규정이 왜 필요한지와 함께 어떻게 작성하는지까지 알아보았습니다. 큰 변화의 시작은 언제나 작은 차이에서 시작하기 때문에 이런 변화의 근간이 되는 서식에 대한 이해를 바탕으로 조금 더 여러분들이 통일성 있고, 빠른 업무를 하는데 양식들이 미약하게나마 도움이 되었으면 합니다.
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