요즘 노션이나 굿노트 등을 통해서 개인도 스스로의 일정이나 스케줄을 많이 관리하고 있습니다. 따라서 그보다 훨씬 더 방대한 양의 업무처리가 이루어지는 경우 가장 이를 효율적으로 관리하면서도 관리된 자료를 체계적으로 구성하기 위해서 반드시 문서관리 규정이 있어야 합니다. 이번 포스팅에서는 이런 문서 관리 규정 예시와 함께 문서 관리 대장을 함께 정리해 보도록 하겠습니다.
문서관리 규정 및 필요한 이유 작성 문서관리대장 양식 한방정리
기본적으로 회사에서 작성되는 근간인 기본 내규 중 하나인 문서관리규정은 문서의 작성과 처리 및 보관에 관한 사항을 보다 상세하게 정함으로써 문서처리의 신속성, 정확성은 물론 통일성을 기하고 사무의 조직적이며 능률적인 운영을 촉진하는 것을 목적으로 하고 있습니다.
문서관리규정 필요한 이유 및 작성 방법
위와 같은 목적을 바탕으로, 회사에서 통일된 문서 관리 규정 속 서식을 사용하게 되면, 이를 통해서 회사 자체의 정체성을 직원에게 보이지 않게 심어줄 수 있으며, 회사의 조직 구조의 탄탄함을 외부에 비출 수 있는 하나의 표본이 되는 역할을 함께 합니다.
문서의 분류
문서는 요령문서와 지시문서 그리고 일반문서로 분류해서 관리하는 것을 원칙으로 하며 각 문서의 종류는 대표적으로 아래와 같습니다.
- 요령문서 : 정관, 요령, 세칙, 예규 등을 정하는 서류
- 지시문서 : 훈령, 지시서, 명령서 등 부서장 이상이 소속 직원분들에게 일정한 사항을 지시하는 서류
- 일반문서 : 공고, 광고 및 기타 서류
문서작성원칙
문서를 작성함에 있어서도 일정 기준을 설정한 후에, 문서의 용지 및 여백, 색채, 숫자 및 일시를 표시하는 방식과 수정하는 방식, 구성방식 등을 다양하게 규정합니다.
위와 같은 기본적인 서류 작성의 규정은 물론, 이를 기안하고 결재하는 방식과 마지막으로 발송 및 처리 후 보관 절차까지 전부 세세하게 첨부해 드리는 예제를 활용해서 맞추어 놓는 것이 좋습니다.
이런 과정을 통해서, 회사의 정체성이 보이는 서류 방식을 통해, 사칭이나 위조 등의 피해를 미연에 방지할 수 있으며, 기존 서식들이 체계화될수록 회사 전체의 업무 속도는 증가하기 때문에 꼭 필수로 이런 원칙을 정해놓으시는 것을 추천드립니다.
문서발송대장 및 수발신대장
위와 같은 규칙으로 작성된 원칙의 문서들은 전부 그 목적이 있기 때문에, 이에 따른 문서의 이동에 대해서는 철저한 내부적 관리가 필요합니다.
이런 관리를 위해서는 첨부드리는 문서가 외부로 발송될 때와 내부적인 처리절차를 거치는 모든 상황에 따른 분류로, 문서발송대장과 문서접수대장, 문서 수발신 대장을 온라인과 함께 출력해 파일철로 이중관리하는 것이 가장 좋습니다.
문서발송대장 문서접수대장 문서수발신대장 양식 무료 다운로드
이번 포스팅에서는 간단하게 회사에서 규칙을 내부적으로 세울 때 가장 많이 사용하는 문서관리규정에 대한 샘플 예시와 함께 문서대장을 작성하는 이유와 방법 및 바로 받아서 수정하시어 사용할 수 있는 양식까지 전달해 드렸습니다. 가장 깔끔한 것은 언제나 통일성입니다. 위와 같은 기본 규정을 바탕으로 회사에서 불필요한 시간 소비 없이, 성장에 모든 동력이 가용되기를 기원합니다.
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