보고서는 회사에서 굉장히 다양한 방면에서 사용됩니다. 회사는 개인의 선택에 따라서 무언가를 좌지우지하는 것이 아니라 방침과 직원들과의 소통이 필요하기 때문에, 상급자와 하급자 간의 보고 체계가 필수입니다. 그리고, 이런 보고서를 통해서 지금 본인이 하고 있는 업무에 대한 복기를 하게 되고, 위에서는 이를 통해 인사고과에 반영이 되는 중요한 역할을 합니다.
따라서 이번 포스팅에서는 회사에서 가장 많이 쓰이는 보고서 양식과 함께 보고서를 관리하는 규정까지 한방에 정리해드리도록 하겠습니다.
보고서 관리 규정 및 각종 보고서 서식 총정리
회사에서 보고서에 대한 중요성은 매우 높게 평가되기 때문에, 이런 보고서를 어떻게 왜 작성하는지와 작성된 보고서를 어떻게 관리하는지에 대한 규정도 함께 있으면 좋습니다. 이미 규정이 있다면 아래 가장 많이 사용되는 매우 다양한 상황에서 사용되는 보고서를 회사 내규에 맞춰 수정해서 사용하시는 것을 추천드립니다.
보고서 관리규정
보고서 관리 규정을 정해놓는 가장 큰 이유는 보고서를 체계적으로 정리하고 그 고나리 방법을 확립하여 보고서의 표준화와 간소화 및 그 통제를 도모함으로써 업무능률의 향상을 꾀하는 것을 가장 기본 목적으로 합니다.
보고서는 어떤 서식에서 기본적으로 어떤 내용이 들어가야 하는지에 대한 보고서 설계기준은 물론 작성 및 결재처리가 완료된 서류를 관리하는 것까지를 하나로 생각하시면 됩니다.
업무에 있어 효율과 성과를 좌지우지하는 가장 큰 요소는 바로 시간입니다. 이런 시간을 활용하는 데는 쓸데없는 회의와 서류를 작성하는 시간이 빠지는 것이 매우 중요하기 때문에 위 규정을 통한 일원화를 하는 것이 좋습니다.
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일일 주간 월간 보고서
회사에 출근을 하면 퇴근을 하기까지 맡은 바 내가 업무를 진행하는 내용에 대한 가장 객관적인 지표로 활용되는 보고서가 바로 일별, 주간별, 월별로 구성되어 있는 보고서입니다.
회사를 처음 운영하거나, 새로운 신입직원분들이 들어왔을 경우에는 일일보고서를 먼저 기준으로 주간과 월간을 함께 몇 달간 만 작성을 하게 되면 전반적인 업무 프로세스와 능력을 가늠할 수 있을 뿐만 아니라, 이를 작성하는 직원도 마치 일기와 같이 자신의 현상태를 되돌아볼 수 있는 매우 중요한 지표로 작용합니다.
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출장결과보고서
업무 시간 외근에 대한 불필요함을 줄이고, 출장을 통해서 어떤 성과를 이루었는지를 매우 직관적으로 확인할 수 있기에 실제 영업 및 마케팅과 같이 외근이 잦은 부서들에서 많이 사용되는 보고서 양식입니다.
출장에 대한 내용은 이런 보고서를 통해 즉시 기입을 원칙으로 해야 하며, 이를 통해서 출장 간 나누었던 회의 및 미팅 내용을 잊지 않을 수 있어 더욱 자세하고 정확하게 일을 추진할 수 있게 됩니다.
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회의결과보고서 회의록
회사에서 반드시 필요하지만, 너무 남용되면 오히려 독이 되는 한 가지로 늘 많은 직원분들의 손에 꼽히는 것이 바로 회의입니다. 이런 회의를 진행함에 있어서 내부 또는 외부 모두 불필요한 시간을 줄이고 중요한 안건에 대한 기록을 하는 형태를 이어나가게 되면 훨씬 효율적인 회의로 발전이 가능하기에, 회의와 동시에 작성되는 것이 좋습니다.
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행사결과보고서
회사의 성격에 따라 행사를 진행하는 곳에서 사용되는 보고서로, 팝업으로 제품이나 서비스를 홍보하는 행사를 할 경우 해당 보고서를 통해서 유동인구와 이에 대한 반응 등을 기재해 당일의 소비자 만족도를 확인할 수 있으며, 이때 소진한 경비까지 포함된다면 매우 유의미한 자료로 사용할 수 있습니다.
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고객클레임보고서
회사에서 제공하는 제품 또는 서비스가 성장을 하기 위해서는 반드시 고객의 선택을 받아야 합니다. 이런 소비자의 선택을 높이는 과정에는 반드시 클레임이 발생하기 마련입니다. 이때 이런 고객 클레임 보고서를 작성해서 문제점을 데이터화하고 이를 개선하는 방향을 모색하는 것이 가장 큰 성공의 지름길입니다.
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영업보고서
저도 매우 오랜 시간 동안 해외 영업 업무를 해왔지만, 영업이라는 것은 성과를 얻어내기 전에는 그 과정이 가장 보이지 않는 대표적인 직군 중 하나입니다. 따라서 영업보고서를 작성해서, 어떻게 시장조사를 했으며 기존거래처를 관리했는지에 대한 부분을 회사에 어필해야 함과 동시에, 이를 통해 지금 부족한 부분을 찾아 영업 방향을 개선하는 것이 좋습니다.
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업무개선실적보고서
위 말씀드린 대로 본인이 맡은 업무에 대한 방향성을 파악함과 동시에 발전을 시키는 과정을 통해 업무개선실적보고서를 작성해서 개선된 방향에 대해 논하고 이 방향을 더욱 발전시켜 나가며 개선사항을 지속하기 위해서 많이 사용되는 보고서입니다.
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업무인수인계보고서
휴가나 퇴사 또는 휴직 등 기타 이유로 인해서 업무를 진행할 수 없게 될 경우, 이런 업무의 공백을 빠르게 메꿔 회사가 운영되는 데 있어 피해가 발생되는 것을 방지할 뿐만 아니라 이를 통해 쉬는 기간에 내게 오는 연락을 줄이기 위해서는 최대한 상세하게 본인이 지금 진행하는 업무는 무엇이고 어떤 방식으로 진행되는지를 기술하는 것이 좋습니다.
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사고발생보고서
절대로 발생되지 않았으면 좋겠지만, 피치 못할 불가항력의 사항이나 부주의 등으로 인해서 회사에서 사고가 발생하게 되면 직원의 건강으로 인해 큰 문제가 발생하게 됩니다. 따라서 사고가 발생하게 되면 그 원인과 경과에 대해 상세히 기재해야 하며, 이를 통해서 재발방지 대책과 후속 대책을 마련하는 용도로 사용됩니다.
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감사보고서
소상공인 이상 중소기업의 사업장에서는 적어도 2년마다 회계 및 세무 감사를 받아야 합니다. 이런 감사에 대한 내용을 기록하고 보관하여 추후 방향성을 잡는 용도로 사용됩니다.
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이번 포스팅에서는 회사에서 근무를 하거나, 회사를 운영하면서 가장 많이 사용되는 보고서에 대한 규정과 각종 서식을 작성하는 방법과 양식 자체를 전달드렸습니다. 보고서는 그 보고하는 순간을 기록하기 때문에 매우 상세하게 기술함으로써 추후 발전 방향을 잡는 매우 중요한 용도로 사용되기 때문에, 이를 받아서 늘 즉각 작성하는 습관을 키우셨으면 좋겠습니다.
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