취업난이 점점 극도에 달하는 시대에도 스타트업과 중소기업이 여전히 이와 상반되게 인력난에 시달리는 가장 큰 이유 중 연봉 다음을 차지하는 것이 바로, 정해져 있지 않은 업무 체계와 모든 업무를 왠지 다 해야 하는 부서 간의 모호성이 대표적입니다. 따라서 업무분장을 정확하게 규정을 세워 분장표를 만들어야 하기에 이런 부분에 대해서 이번 포스팅에서 샘플 예시를 들어 자세히 말씀드리도록 하겠습니다.
업무분장 규정 및 업무분장표 샘플 예시 양식
그렇다면 업무분장이라는 것은 무엇인지에 대한 기본적인 내용부터 하나씩 차근차근 알아보겠습니다.
업무분장규정
기본적으로 업무 분장을 하는 이유는 조직기구별 분장업무의 내용과 범위를 정해, 부서간 행해야 하는 업무와 그 책임의 한계를 명확하게 함으로써 회사운영의 체계화 및 합리화를 목적으로 하는 것이 기본 원칙입니다.
상호협조 의무 및 공통업무
업부 분장에 있어서 부서별로 당연히 맡은 역할이 다르지만, 회사라는 전사적인 조직을 제대로 운영하기 위해서는 이에 대한상호 협조 및 공통업무에 대한 사항을 먼저 명시하는 것이 좋으며 내용은 아래와 같습니다.
상호협조의무
해당 규정을 통해 부서 간 업무 한계가 분명하지 않은 경우에 대해서는 당해업무와 관련 있는 부서가 함께 협조해서 수행하는 것을 원칙으로 삼아, 회사의 공백을 최소화합니다.
공통업무
또한 전 부서에서 함께 진행해야 하는 공통업무를 원칙으로 해서, 향후 일어날 갈등을 사전에 방지하는 것이 좋으며 대표적인 공통업무 사항의 종류는 아래와 같습니다.
- 문서 수발 및 보관과 관련된 업무
- 비품 및 집기의 보전관리에 관한 업무
- 방문객 및 초청객 접대와 관련된 업무
- 관련업무회의 시 회의록 작성 및 보존 관리에 대한 업무
- 관련업무의 자료수집, 분석, 보고에 관한 업무
- 해당부서의 예산의 작성, 제출에 대한 업무
- 해당부서의 경영계획 및 통계자료 작성, 보고 및 제출에 관한 업무
- 해당부서의 방화 및 안전관리 확인점검에 관한 업무
- 해당부서의 직원 출장신청, 보고, 정산에 관한 업무
- 해당부서의 업무용품 청구 및 수령에 관한 업무
- 해당부서의 규정과 요령 등의 초안 적성에 관한 업무
- 해당부서의 연구개선, 능률증진, 직원의 교육훈련 및 관리에 관한 업무
- 타 부서와의 업무 협조와 자료 통보에 관한 업무
대표적으로 말씀드린 위 사항 이외에도 전사적으로, 부서 내에서 특정 인원이 아닌 모든 인원이 함께 의무를 가지고 진행해야 할 업무를 작성함으로써 회사 전반적인 운영의 효율성을 기대할 수 있습니다.
부서별 업무분장
업무분장에 대한 공통적인 사항에 대한 작성이 모두 완료되었으며, 이를 더욱 세분화하기 위한 부서별 업무 분장에 따른 업무분장표를 만들어야 합니다.
부서는 회사에 따라 범위와 종류가 다르기 때문에, 회사 내 작성된 조직도를 기준으로 분류를 진행해서, 각 부서의 장이 전체부터 세부적인 내용까지 최대한 분리하여 상세하게 작성할수록 좋습니다. 해당 분장업무표는 향후 부서원들에게 다시 한번 더 공통업무와 각 직원별 담당업무로 분류되어 해당 조직원이 회사 내에서 본인의 역할을 이해하고 이에 대한 업무 능률의 향상을 기대할 수 있습니다.
업무분장규정 및 부서별 업무분장표 양식 무료다운로드
이번 포스팅에서는 업무 분장에 대한 규정 및 부서별 업무분장표를 작성하는 방법과 함께 샘플 예시가 기재된 양식을 전달드렸습니다. 업무분장이 필수인 이유는 회사에서는 직원별로 어떠한 업무가 진행되는지 빠르게 파악해 중첩을 막고 불필요한 업무에 대한 개선을 할 수 있는 지표가 되며, 직원의 입장에서는 정확하게 분장되어 자신이 맡아야 하는 업무에 대한 책임감은 물론 타당성까지 부여할 수 있는 기준이 되기 때문에 반드시 작성하시는 것을 추천드립니다.
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