사회에서의 모든 것은 나의 개인이 아닌 누군가의 소유가 있습니다. 일도 마찬가지이며, 일 이외에도 물품이나 기관 또는 회사 등 모든 것에 대해 책임소재가 생기기 마련입니다. 이런 모든 상황에 가장 중요한 것은 바로 담당자이며 이런 담당자가 유지되기 위해 필수로 작성되어야 하는 것이 바로 인수인계서입니다. 이번 포스팅에서는 사회에서 사용되는 인수인계서 양식과 함께 작성 방법까지 모든 것을 자세히 설명드리겠습니다.
업무 물품 자재 채권 시설물 거래처 기관 등 인수인계 규정 및 샘플 예시
인수인계는 생활화되어야 하는 것이 바로 필수 입니다. 사업장을 운영하고 있다면 잘 돌아가던 운영상태를 지속하기 위해서는 필수이며, 직원으로 일을 할 경우 인수인계를 올바로 하지 않으면 퇴사나 휴가 때도 연락이 오거나, 인수인계를 제대로 받지 않아 어려움을 처하는 경우가 있기 때문에 아래 사항에 대한 인수인계 방식과 서류를 꼭 검토 후 작성하시는 것이 좋습니다.
업무인수인계 규정 및 인수인계서
가장 우선적으로 인수인계하면 생각나는 것이 바로 업무인수인계서 입니다. 인사이동 등의 기타 사유에 의해 발생하는 업무의 인계 및 인수 사항에 대한 절차를 명확히 정함으로써 회사의 원활한 업무 수행을 기함은 물론이며 인계자와 인수자 간의 책임소재를 분명히 하기 위해 회사에서는 인수인계와 관련된 명확한 규정을 작성해야 합니다.
업무인수인계서에는 기본적으로 인계자와 인수자 및 해당 내용을 최종 확인하는 확인자까지 총 3인을 기준으로 작성되어야 하며, 업무에 대한 항목과 주요 진행사항 및 현 문제점 등을 전부 상세히 기술하는 것이 좋습니다. 또한 업무 간 사용했던 물품 또한 인계하여 회사 비품에 대한 권리를 전달하는 것은 필수입니다.
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물품인수인계서
물품 관련해서, 발송과 인계의 과정에 있어 정확한 제품의 수량과 단위 등을 우리가 발주한 내용과 맞게 보냈는지 이를 검수함으로써 손해나 불량에 대한 문제를 사전에 방지하고 문제가 생길 시 문제의 소지가 누구에게 있는지 여부까지 확인할 수 있기 때문에 해당 관련 서류는 반드시 필수로 작성 및 보관되어야 합니다.
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자재인수인계서
회사에서 비용으로 처리되지만, 생각보다 뒤에서 가장 많이 밑지는 것이 바로 자재입니다. 자재를 얼마나 잘 관리하느냐에 따라서 회사에서 지출되는 금액의 차이가 상당하기 때문에 이런 자재의 이동이나 관리자가 변경될 경우에는 반드시 인수인계서를 작성해서 책임자를 지정해 철저한 관리가 되도록 해야 합니다.
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거래처인수인계서
회사 매출의 근간은 바로 영업이고 영업 활동을 통해서 얻은 거래처는 보물과도 같습니다. 이런 거래처를 누군가에게 전달해야 하는 퇴직 또는 부서 이동 및 기타 사항이 있을 시에는 반드시 거래처 인수인계서를 작성해야 합니다.
거래처 인수인계서 작성을 함에 있어서는 가장 상세하게 작성을 해야 하며 아래 내용이 들어가는 것이 인수인계를 마치고 난 뒤 후속적으로 관리를 하는데 큰 도움이 되기 때문에 누락 없이 기재해야 합니다.
거래처명 / 거래처 담당자 연락처 및 모든 정보 / 거래처와 주고받은 이메일 내용 / 현재 거래 제품
거래 년 수 및 동향 / 신규 제안 상황
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보안담당관 인수인계서
보안담당관의 위치가 변동되거나, 신규 변경을 해야 할 경우에 작성하는 서류로, 기본적으로 회사 내에서 보안담당관이 어떤 업무를 하는지와 함께, 회사에서 현재 대외비로 관리하는 비밀 서류의 보유현황은 물론, 이에 따른 취급 인가자와 현재 상황에 대한 상세한 기술을 통해 회사의 내부정보가 새어나가지 않도록 철저한 관리를 해야 합니다.
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퇴직자 반납확인서
해당 서류는 회사 내 퇴직을 하는 인원이 발생했을 경우에는 퇴직자가 회사에 대한 업무 인수인계는 물론 보안과 관련된 사항과, 회사에서 지금까지 사용했던 모든 비품일체를 잘 반납했는지를 확인하기 위해서 작성되는 서류로 해당 서류를 통해 퇴직자는 모든 것을 반납했음을 확인하는 것과 같기 때문에, 추후 이로 인해 문제가 발생되면 책임소재를 묻게 될 수 있습니다.
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문서 보존철 인수인계서
회사 내에서 발생되는 모든 서류는 전부 업무와 운영의 일부분으로 존재하기 때문에, 해당 문서에 대한 관리 의무가 발생되며, 문서는 보존철을 통해서 출력된 서류로 저장을 원칙으로 하기 때문에, 이런 문서 또는 문서를 보관하는 문서보존철을 인수인계 해야 하는 상황이 발생될 때는 아래 서류를 반드시 작성해서 그 책임자 또한 기재해야 합니다.
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기관인수인계서
위 업무와 관련된 상황에서의 인수인계서 이외에도 다양한 상황에서 인수인계서가 사용되는데 그중 하나는 바로 기관과 기관 사이에 어떠한 내용을 인수인계 하게 되는 경우에도 기관 내에서 이에 대한 내용을 증빙하기 위한 서류를 작성하며, 해당 내용에 대한 첨부파일을 함께 보존하도록 합니다.
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채권인수인계서
해당 서류는 보유하고 있던 채권에 대한 권리 권한을 타인에게 양도를 할 때 함께 사용되는 서류 중 하나로, 해당 서류를 통해서 인수자와 인계자 간 합의가 사전에 이루어졌음을 증빙하는 하나의 대표적인 서류이기 때문에 반드시 원본으로 보관하는 것을 원칙으로 합니다.
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시설물 인수인계서
해당 서류는 시설물 등에 대한 책임 및 권한에 대한 이전 시 작성하는 서류로 시설물 명과 용도 및 완공 일자 후 현재 상태에 대해 사실적으로 기술하며, 해당 서류를 작성할 시 인수자와 인계자가 함께 사전 점검을 통해 책임 소재를 미리 파악해 두는 것이 좋습니다.
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이번 포스팅에서 우리가 사회생활을 하면서 반드시 작성해야 하는 상황이 발생하는 모든 것들에 대한 인수인계서에 대한 작성 방법은 물론 바로 받아서 사용하실 수 있는 양식들에 대해서 상세하게 말씀드렸습니다. 인수자와 인계자가 발생되는 인수인계서는 작성 시점에서 모든 권한을 완벽하게 이행해야만 이후에 발생되는 일에 대한 책임 소재로 인한 불편함이 발생되지 않기 때문에, 모든 부분을 꼼꼼하게 검토 후 작성 및 보관하시는 것을 추천드립니다.
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