회사를 운영하기 위해서는 내부적으로도 많은 업무가 필요하지만, 실질적으로 회사를 설립하거나 사업장을 운영하는 이유는 매출을 올려 이를 통한 수익을 통한 부를 축적하기 위함입니다. 이를 위해서는 거래 관계나 별도 다른 외부 활동을 통한 수익을 창출할 수 있는 방안을 노려야 하는데, 이번 포스팅에서는 이때 발생하는 출장과 관련된 모든 서류 양식과 작성 방법 및 양식을 전달해 드리도록 하겠습니다.
출장 서류 각종 샘플 예시 및 작성 방법과 양식
출장은 여행이 아니고, 회사의 비용과 업무 시간을 활용한 외부 활동입니다. 따라서, 출장 간 서류에 대한 작성은 최대한 철저하고 상세하게 작성되어야 하기 때문에 출장을 자주다니시는 분들은 아래 서류 일체를 받아 알맞게 활용하시는 것을 추천드리며, 국내는 물론 해외 전시회나 미팅 등의 출장까지 전부 정리하겠습니다.
총 2개의 포스팅으로 나누어 출장과 관련된 모든 서류에 대해서 설명 및 전달을 드릴 예정이며 이번 포스팅에서 전달드릴 양식은 출장에 대한 기본적인 규정과 출장을 진행하기 전 작성하는 서류와 출장 간 필요한 물품 등을 준비하는 리스트입니다.
출장여비 지급규정 작성 방법
출장여비 지급 규정에 대한 내규를 확립하는 이유는 회사의 임직원 분들이 회사의 명에 의해 국내는 물론 해외로의 출장, 파견, 부임 등의 사유로 여행을 해야할 경우 이에 대한 여비 지급에 관한 사항을 명확하게 설정하기 위함입니다.
출장비는 영업비용으로 들어가는 경우가 대부분이지만, 교통과 숙박까지 들어가는 일정이라면 꽤 많은 비용을 지출하게 되므로 철저하게 작성할 수 있도록 원칙을 세워, 신청 및 결과보고와 여비의 종류 및 지급 방식 등에 대한 모든 부분을 상세하게 작성해야 합니다.
비용의 낭비는 당연히 없어야 하기 때문에, 출장자의 모든 계획부터 최종 보고 및 일정과 일정 시 사용한 비용과 비용에 대한 영수증 등을 모두 요청해야 하는 것을 원칙으로, 출장자의 편의 또한 고려하여 투자의 개념으로 진행하고, 국내여비와 해외여비를 별도 구분해서 진행하며, 지사로 파견되는 등의 전임의 경우를 고려해서 전임여비 규정을 별도로 마련합니다.
출장여비 지급규정 양식 무료 다운로드
출장명령서 작성 방법
출장명령서의 경우에는 대부분 소속된 부서의 장 또는 대표이사나 임직원의 지시로 인해, 출장을 갈 경우 작성하는 서류로 지시를 하달받은 일자를 적은 후, 출장의 목적과 어떤 일정으로 움직이고, 움직이면서 어떤 비용이 발생할지에 대한 내용을 먼저 실제 출장자가 작성해 이를 부서의 장에게 보고 후 승인을 얻기 위해서 작성되는 문서입니다.
출장명령서 양식 무료 다운로드
출장신청서 작성 방법
위 말씀드린 출장명령서는 지시를 받고 출장을 갈 경우 사용했다면, 출장신청서의 경우에는 대외적 활동이 많은 영업 및 마케팅 등 기타 부서에서 거래처 및 업체 미팅 등의 사유로 출장을 자의적으로 가야 할 때 작성하는 서류입니다.
기본적으로 어떤 출장이고, 왜 가는지에 대한 내용을 기술하고 출장을 진행하는데 소요되는 일자에 따라 출장여비가 어느 정도 발생될지에 대해 최대한 상세하게 산출해서 작성 후 해당 서류는 소속 부서의 부서장 승인을 받는 것을 원칙으로 합니다.
출장신청서 양식 무료 다운로드
출장계획서 작성 방법
이전에 말씀드린 서류들은 대부분 당일 출장 또는 단일 미팅에 대한 계획서였다면, 출장 계획서는 출장 일 수가 길고, 출장 간 이동하는 장소와 미팅을 다 수할 경우에 기본적으로 작성을 합니다.
예를 들어 전국에 대리점과 같은 거래처가 있을 시, 이에 대한 직접적인 방문을 통해 현재 판매 및 재고 상황을 파악할 수 있으며 실질적인 고충을 듣고 이를 통한 제품 또는 서비스의 발전을 통해 고객에게 한 층 더 다가갈 수 있기 때문에, 이런 부분을 위해서는 출장계획서를 작성해서 전체적인 출장 스케줄을 동선에 맞게 구성하는 것이 매우 좋습니다.
출장계획서 양식 무료 다운로드
출장용품 체크리스트 작성 방법
출장과 관련된 계획이 확정되었거나, 출장을 갈 예정이면 출장보고서와 함께 반드시 사전에 준비해야 하는 것이 바로 출장을 갈 때 필요한 출장용품입니다.
회사 내부에서는 어떤 자료든 편하게 접근하고, 활용할 수 있지만 회사를 벗어나서는 서류 하나, 파일 하나를 미팅 등에서 활용하고 이를 소개할 때 사전에 준비되어 있지 않게 되면, 상대에게 전문성이 떨어지는 이미지를 비춰줄 수 있으며 매우 난처한 상황에 처할 수 있을 확률이 높을 뿐만 아니라, 추가적으로 사용하지 않아도 될 비용을 지출할 수 있기 때문에 두 번 세 번 점검을 꼭 하는 것을 추천드립니다.
출장용품 체크리스트 양식 무료 다운로드
출장기록부 작성 방법
위와 같이 회사에서 출장을 가야 하는 출장자가 발생이 되면, 해당 출장자에 한해서 관리부서에서 출장기록부 대장을 작성할 수 있도록 고지하고 이에 대한 관리가 되어야 합니다.
이런 대장을 통해서 해당 임직원분의 근태를 외근으로 누락 없이 변경되도록 관리할 수 있을 뿐 아니라, 비용에 대한 정산을 할 경우에도 출장기록부를 통해서 훨씬 더 쉽게 업무를 관리하고 정리할 수 있기 때문입니다.
출장기록부 양식 무료 다운로드
출장결과보고서
모든 출장자는 출장을 다녀온 직후, 출장 활동에 대한 내용을 자세하게 기재하는 출장 결과보고서를 작성해 부서의 장에게 보고해야 하는 의무를 가지게 됩니다.
해당 결과보고서에는 출장자, 출장 기간 및 지역, 목적과 일정에 대해 상세하게 일자와 시간을 기재하며, 이를 통해서 이번 출장에서 어떤 내용을 논의했는지에 대해서 뿐만 아니라, 이를 통해서 향후에 어떻게 계획을 세워 대응할지에 대한 부분까지 적는 것의 좋습니다.
출장결과보고서 양식 무료 다운로드
이번 포스팅에서는 출장과 관련된 각종 서류 양식을 먼저 소개해드렸습니다. 주로 출장을 가기 전에 계획 및 보고와 준비에 대한 내용을 중점적으로 먼저 말씀드렸으며, 다음 포스팅에는 이어서 출장비에 대한 부분과 해외 출장 시의 규정과 서류 작성 방법 등에 대해서 더욱 자세하게 알려드리도록 하겠습니다.
'[양식] 사회에서 필요한 기본 양식 파일' 카테고리의 다른 글
| 출퇴근 기록부 근태관리 조퇴 및 지각 사유서 샘플 예시 작성 방법 및 양식 무료 다운로드 (0) | 2024.06.17 |
|---|---|
| 출장 관련 각종 서식 2편 : 해외출장, 출장비, 출장품의서 샘플 예시 양식 다운로드 (0) | 2024.06.16 |
| 추천서 각종 샘플 예시 신용보증 인사발령 용역 거래 등 양식 무료 다운로드 (0) | 2024.06.14 |
| 추천서 뜻 취업 승진 인턴 등 작성 방법 및 샘플 예시 양식 무료 다운로드 1편 (0) | 2024.06.13 |
| 총판계약서 지사계약서 작성 방법 및 샘플 예시 양식 무료 다운로드(hwp, word) (0) | 2024.06.12 |
댓글