해외 영업의 시작, 신규 거래처 비즈니스 이메일 작성법 및 유의사항과 꿀팁 대방출

비즈니스 이메일 작성법

 

치열하고 좁은 한국의 경쟁 시장을 벗어나기 위해서, 우리의 상품을 해외로 진출하여 드 넓은 시장에 출시되기를 바라지만, 언어와 국가의 문화의 차이에서 오는 두려움에 어떻게 해야 할지 모르시는 분들이 많습니다. 그럴 땐 가장 접근이 쉬우며 비용이 들지 않는 이메일로 접근을 하시는 것이 가장 최적의 방법입니다. 아직까지 회사의 업무는 기록이 남는 이메일이 압도적으로 큰 비중을 차지하기 때문에 오늘은 해외 거래처와 업무를 진행하실 때 도움이 되는 비즈니스 이메일에 대한 내용에 대해서 설명해 드리도록 하겠습니다.

 

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목차

 

 

 

 

비즈니스 이메일 잘 쓰는 방법

 

비즈니스 이메일을 쓰기 위해서, 영문으로 좋은 표현을 찾기도 하고, 형식과 절차에 맞게 작성하는 것을 가장 중요하게 여기시는 분들이 많습니다. 하지만, 가장 중요한 비즈니스 이메일의 요소가 하나 결여되어 있습니다. 바로, 우리가 발송한 이메일을 받는 상대방 분들이 클릭해서 열어볼 수 있게 만들고, 열고 나면 연락할 수 있도록 만들 수 있느냐는 것 입니다. 따라서, 내용에만 중점을 두었다면 제 포스팅을 통해서 조금 더 폭넓은 시야를 통해서 아래와 같이 하나하나 함께 알아보시는 것이 가장 좋은 방법입니다.

 

바이어가 클릭하는 이메일 제목 작성 방법

 

이메일을 통해서 신규 거래처에게 첫 인사를 하고, 기존 거래처와 좋은 관계를 유지하는데 가장 필수적인 부분은 제목입니다. 좋은 제목은 마케팅은 물론 영업과도 밀접한 관계를 가지고 있습니다. 따라서 상대방이 열어보고 싶도록 하기 위해서는 제목부터 굉장히 신경을 쓰셔야 합니다.

 

기본적으로, 해외에서 가장 많이 통용되는 언어 중 하나인 영어를 예시로 들어서 하나하나 설명드리겠습니다.

 

대부분 다른 국가에서도 무역이나, 제품을 소싱하는 곳이라면 반드시 영어를 할 수 있기 때문에, 간단한 표현정도는 외우시거나, 파파고 등 요즘 잘 나오는 번역 어플을 통해서도 메일을 보내는 것에 전혀 어려움이 없으니 두려움은 먼저 버려두시기 바라며, 아래 절대로 제목에 들어가면 안 되는 단어부터 알아보겠습니다.

 

절대로 이메일 제목에 넣지 말아야 하는 단어 : Sales. order, request

 

 

 

우리도 평소에 굉장히 많은 스팸 메일로 고통을 받고 있습니다. 따라서, 일반적으로 오가는 지인이 아닌 이상 제목에서 뭔가 광고의 냄새만 나도 바로 삭제를 하는 경우가 많기 때문에, 무언가 판매를 조장하거나 상업적인 느낌이 드는 것은 처음에 거부감으로 다가가게 되어 지양하셔야 합니다.

 

아무리 내용이 좋아도 제목이 좋지 않으면, 메일은 삭제되기 때문에 신중해야 하지만, 어떤 단어로 고객이 딱 이건 그래도 한 번 눌러봐야겠다라는 생각을 가지게 할 수 있는지 그 팁을 공개합니다.

 

KOTRA / KITA - KOREA Government

 

제목에 위처럼, 한국 정부 기관을 통해서 소개받았다라는 뉘앙스를 주면서도 정부기관에서 보낸 메일처럼 시작을 한다면 잠깐이라도 멈칫하게 됩니다. 그러고 나서는 아래와 같은 순서로 임팩트는 있지만 짧게 작성하는 것이 굉장히 좋습니다.

 

[신규거래처 바이어 메일 제목 작성 순서]
KOTRA / KITA + 바이어 회사명 + 본인 회사명 + Business proposal / Company Introduction / Business Inquiry

 

 

위와 같이 작성을 하신 다면, 우선 한국 정부기관과 연관된 회사에서 무슨 제의가 들어온 것은 아닌지 조금은 고민하게 되어 클릭까지 이어질 확률이 굉장히 높습니다. 지금까지 약 5년간 10,000군데의 업체에 메일을 보내고 수신확인이 가장 좋았던 방법을 말씀드리는 것으로 위 부분은 염두에 두시면 반드시 큰 도움이 되실 것입니다.

 

 

 

바이어가 눈을 떼지 못하는 내용 도입부 작성 방법

 

우선 클릭할 수밖에 없는 제목으로 메일을 받는 상대가 클릭을 했다면 여러분의 비즈니스 이메일은 50% 성공한 상태입니다. 그렇다면, 초반 도입부는 어떤 내용으로 시작하고, 이야기를 이어나가야 상대방이 메일의 끝까지 스크롤을 내릴 수 있게 만드는지에 대해서 말씀드리겠습니다.

 

인사말

- Hi , Whats up, How are you doing? 과 같은 구어체는 절대로 비즈니스 이메일에서는 사용 금지
> Hello, Good day sir(Dear) + Mr(Ms) + Full name으로 인사로 시작

 

당연히, 가장 먼저 상대에게 인사를 건네는 것부터 시작해야 합니다. 인사는 최대한 정중하게 상대의 성과 이름 모두를 기재합니다. 모르는 이라고 하더라도, 큰 기업의 높은 직급의 직원 분들은 구글을 통해서도 이름 정도는 공개가 많이 되어 있어 이를 검색하고 보내는 것이 상대방에 대한 호감도를 높이는 지름길입니다.

 

자기소개

This is 삼중이 from Global business head of korea company.

 

 

 

인사를 마쳤다면, 상대에게 자신을 소개해야 합니다. 다만 가장 중요한 점은 바로 회사의 규모에 따라 다소 다를 수 있지만 최소 자신의 부서에서 가장 높은 직급 또는 중소기업 이하의 규모에서는 대표이사임을 밝히는 자기소개를 반드시 해야 합니다.

 

대한민국뿐 아니라, 전 세계의 모든 회사는 하나의 작은 위계질서로 이루어진 조직입니다. 따라서, 낮은 이에게 설명을 받기보다는 상대방의 회사에서 가장 높은 사람이 자신을 찾았다는 인식을 심어주게 되면, 상대방은 자신도 모르게 메일에 집중을 할 수 있게 된다는 것은 굉장히 유용한 방법이기 때문에 이 부분을 절대로 놓쳐서는 안 됩니다.

 

회사소개

3-5줄 길이로 작성하되, 5줄 이상은 절대로 넘기지 말아야 하며, 회사명과 주요 실적&업적 등은 두껍게 처리

 

최초 상대방에게 비즈니스 이메일을 보낼 때는 거래를 위한 것이 아닌, 대화를 위한 시작을 준비하는 과정이라고 생각하시고, 회사 소개를 장황하게 늘어놓아 자칫 자랑처럼 보이거나 지루함으로 인상이 남지 않아야 합니다. 따라서, 간결하게 회사에서 강조할 부분들만을 설명하시는 것이 좋습니다.

 

1. 설립연도 또는 연혁 등 업력 어필
2. 제조업체&서비스 업체 등 업태 구분 및 제조업체의 경우 made in korea 강조
3. 무엇을 만들고, 타사의 다른 제품들과 비교되는 어떤 차이점을 가지고 있는지 이미지와 표로 간략하게 기재

 

 

 

 

바이어가 답장을 하고 싶게 만드는 비즈니스 제안 이메일 마무리 방법

 

위의 부분으로 간략하게 작성을 하신 뒤에는 꼭 이런 문구를 함께 넣어주시면서 상대방에게 메일을 보낸 진짜 목적에 대해서 설득력 있게 말해야 합니다.

 

The reason why we reach you

 

상품 등 서비스에 대한 영업을 너무 직접적으로 하면 물건을 팔기만 하려 한다는 거부감을 느낄 수 있기 때문에 이를 간접적으로 표현하면서도 상대 거래처의 어깨를 으쓱하게 해주는 문구 등으로 마지막을 장식해 준 뒤, 자연스럽게 가볍게라도 답장을 유도하는 방식을 사용하는 것이 가장 좋습니다.

 

예시)

한국 정부 기관을 통해서 oo 국가에서 oo 상품에 대해서 귀사가 가장 믿을 만한 업체라는 피드백을 받아,
귀사에 대해 확인한 결과 우리와 함께 업무협력을 한다면 서로 win-wn 할 수 있을 것이라고 확신한다.

문의사항이 있으면, 언제든지 답장해 준다면 바로 회신하겠다. 상품은 실제로 보는 것이 가장 확신을 높일 수
있는 방법이기 때문에, 더욱 깊은 논의를 위해서 미팅을 원하면 귀사의 시간에 맞추어 화상 미팅을 준비하겠다.

 

 

신규 거래처를 상대로 이메일을 보낼 때 마지막으로 당부해드리고 싶은 가장 중요한 부분은 바로, 절대로 지치지 않는 것입니다. 하나의 신규 거래처를 위해서 몇 군데의 업체에 제안 이메일을 보내고 좌절하고 계신지 생각해 보시면 좋겠습니다. 저는 첫 거래선이 연결되기까지 많은 시행착오를 거치며 약 400 곳에 보내서 1군데라는 성과를 얻었습니다. 따라서, 쉽게 포기하시지 마시고, 저와 함께 조금 더 빠르게 나아갈 수 있는 방향으로 세계를 무대로 여러분들의 상품과 서비스를 알렸으면 좋겠습니다.